Qualidade, normas e ciência: a disciplina por trás de cada lote

Na fabricação farmacêutica, a qualidade não é um ponto de verificação final. Ela é construída em cada etapa do processo: seleção das matérias-primas, aprovação de fornecedores, produção, ensaios, liberação e monitoramento pós-comercialização.

Equipamentos e competência técnica não bastam por si sós. Lotes consistentes dependem de um sistema de qualidade com procedimentos definidos, documentação controlada, equipes treinadas e investigação científica quando algo dá errado. Este artigo percorre as partes desse sistema.

Para o lado analítico da mesma disciplina aplicada aos ativos cosméticos, veja o ensaio de qualidade dos ingredientes ativos cosméticos e o que um fornecedor deve ser capaz de apresentar quando um fornecedor está sendo qualificado.

Os procedimentos padronizados vêm primeiro

A qualidade só é consistente quando os processos são claramente definidos e seguidos por todos os departamentos.

Os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) estabelecem como atividades específicas devem ser realizadas. Abrangem produção, amostragem, ensaios, documentação, manuseio de equipamentos, limpeza, investigações e outras operações relacionadas à qualidade.

Os Procedimentos Padrão de Ensaio (PPEs) definem os métodos aprovados para ensaiar matérias-primas, amostras de processo, materiais de embalagem e produtos acabados, de modo que os ensaios sejam realizados sempre da mesma forma e os resultados sejam exatos e reprodutíveis.

Juntos, os POPs e os PPEs dão ao Controle de Qualidade e à produção uma forma controlada de trabalhar. Reduzem a variação, deixam clara a responsabilidade e vinculam cada atividade aos requisitos aprovados.

Os procedimentos não garantem que todo processo transcorra exatamente como planejado. Um sistema de qualidade também precisa de um meio de detectar, avaliar e responder quando algo muda ou fica fora do esperado.

Como os desvios são investigados

Um desvio ocorre quando um procedimento, uma especificação ou um processo aprovado não é seguido como pretendido.

As causas incluem problemas de equipamento, interrupções de processo, erros de documentação, mudanças ambientais, erro humano e observações inesperadas durante a fabricação ou os ensaios. Seja qual for a causa, cada desvio significativo é documentado e avaliado.

A investigação pergunta:

• O que aconteceu?
• Por que aconteceu?
• Qual foi o impacto potencial no lote?
• O mesmo problema poderia afetar outros produtos ou processos?
• Que ação é necessária para evitar a recorrência?

Uma investigação estruturada permite à equipe de qualidade decidir, com base em evidências, se o produto continua a atender aos seus padrões. Também transforma incidentes isolados em melhorias de processo.

O controle de mudanças avalia uma mudança antes que ela entre em vigor

As plantas de fabricação mudam com o tempo. Equipamentos são atualizados, fornecedores mudam, métodos de ensaio são aprimorados e processos são otimizados. A mudança não controlada introduz risco.

Um sistema formal de controle de mudanças revisa cada modificação proposta antes da implementação. Estão no escopo mudanças em:

• Matérias-primas ou materiais de embalagem
• Fornecedores
• Processos de fabricação
• Equipamentos ou utilidades
• Métodos analíticos
• Especificações
• Layouts das instalações
• Software ou documentação
• Condições de armazenamento e transporte

Cada mudança é avaliada quanto a seu possível impacto na qualidade do produto, na consistência do processo, nos requisitos regulatórios e na documentação existente. Os ensaios, a validação, o treinamento e as aprovações são concluídos antes que a mudança entre em vigor, de modo que a melhoria não custe o controle.

Resultados fora de especificação e fora de tendência exigem investigação completa

Um resultado fora de especificação cai fora de uma especificação aprovada. Um resultado fora de tendência pode ainda estar dentro da especificação, mas mostra um deslocamento incomum em relação aos dados históricos ou ao desempenho esperado. Ambos são investigados.

O objetivo não é encontrar uma explicação conveniente nem repetir o ensaio até que ele passe. A investigação examina o processo inteiro: amostragem, instrumentos, reagentes, cálculos, métodos de ensaio, prática do analista, registros de produção e condições ambientais.

A investigação laboratorial estabelece primeiro se o resultado pode ter uma causa analítica. Quando não tem, a investigação se estende aos fatores de fabricação e de processo. As decisões passam então a se apoiar em uma causa-raiz identificada, e não em suposições.

O CAPA corrige a causa e evita a repetição

Uma vez identificada a causa-raiz, estabelecem-se as Ações Corretivas e Preventivas (CAPA). As ações corretivas atendem ao problema imediato; as ações preventivas reduzem a chance de ele voltar a acontecer.

Conforme a investigação, o CAPA pode envolver:

• Revisar um POP ou um procedimento de ensaio
• Retreinar os colaboradores
• Reparar ou substituir equipamentos
• Aprimorar os controles de processo
• Fortalecer as práticas de documentação
• Requalificar um fornecedor
• Introduzir monitoramento adicional
• Modificar os cronogramas de manutenção preventiva

Encerrar um CAPA no papel não é o ponto final. As ações são implementadas, monitoradas e verificadas quanto à eficácia, e um CAPA só conta como eficaz se o problema não voltar.

As auditorias de fornecedores estendem o controle aos fornecedores

A qualidade do produto também depende dos materiais, componentes e serviços adquiridos de fora. As auditorias de fornecedores verificam se eles dispõem das instalações, dos sistemas, dos controles e da documentação necessários para atender aos padrões exigidos. Uma auditoria pode examinar práticas de fabricação, capacidade de ensaio, rastreabilidade, gestão de mudanças, condições de armazenamento e histórico de reclamações.

A qualificação de fornecedores e a reavaliação periódica reduzem o risco da cadeia de fornecimento antes que ele chegue à produção, a começar pelo primeiro material que entra no processo.

As reclamações de mercado são investigadas como os desvios

A gestão da qualidade continua depois que um produto é liberado. Uma reclamação de mercado mostra como o produto se comportou no armazenamento, no transporte, na distribuição e no uso. As reclamações podem se referir a embalagem, aspecto, rotulagem, desempenho ou outros atributos de qualidade.

Um sistema estruturado de tratamento de reclamações documenta cada reclamação e depois a avalia e investiga conforme sua gravidade e seu impacto potencial. A investigação pode revisar registros de lote, amostras de retenção, resultados de ensaios, operações de embalagem, registros de distribuição e reclamações semelhantes, e pode abrir um CAPA quando encontra uma lacuna.

Para além do caso individual, os dados de reclamações são revisados em busca de padrões que possam apontar para um problema de qualidade mais amplo.

A prontidão para recolhimento depende da rastreabilidade

Um sistema de qualidade precisa ser capaz de retirar rapidamente um produto do mercado. Os procedimentos de recolhimento estabelecem as responsabilidades, os canais de comunicação e as ações necessárias para identificar e recuperar o produto afetado. Os registros de rastreabilidade mostram para onde cada lote foi distribuído e como localizá-lo.

Simulações periódicas de recolhimento verificam se o procedimento funciona na prática.

As revisões anuais de qualidade do produto mostram as tendências

Uma revisão anual de qualidade do produto reúne um ano de dados para avaliar o desempenho geral de um produto e de seu processo de fabricação. Pode abranger:

• Lotes fabricados e liberados
• Desvios e investigações
• Resultados fora de especificação e fora de tendência
• Mudanças de processo e de especificação
• Reclamações de mercado
• Recolhimentos de produto
• Dados de estabilidade
• Tendências de reprocessamento ou rejeição
• Desempenho do CAPA
• Observações relacionadas a fornecedores

Revisados em conjunto, esses registros revelam problemas recorrentes e deslocamentos graduais de processo que não aparecem quando cada evento é considerado isoladamente.

A qualidade é compartilhada entre as funções

A qualidade não se resume a um ensaio de laboratório ou a uma assinatura de liberação. Ela se mostra em como os desvios são investigados, em como as mudanças são controladas, em como os fornecedores são avaliados, em como as reclamações são tratadas e em como as lições passam para os lotes seguintes.

Nenhum departamento é dono dela sozinho. Controle de Qualidade, Garantia da Qualidade, produção, engenharia, suprimentos, armazenagem e todas as demais funções que tocam o produto contribuem, cada uma, para um lote consistente.