Tempo und der Weg vom Konzept zum Markt: Wie ein Rohstoff in Ihre Produktlinie gelangt

Time-to-Market wird in der Körperpflege meist als Frage der Formulierungsgeschwindigkeit, der Produktionskapazität oder der Launch-Umsetzung diskutiert. Ein Großteil des Zeitplans wird früher festgelegt, nämlich bei der Auswahl des Rohstoffs.

Den richtigen Rohstoff zu finden, seine kaufmännische Tragfähigkeit zu prüfen, Muster zu beziehen, Formulierungsversuche durchzuführen, die Stabilität zu bewerten, Preise zu vereinbaren und die Belieferung aufzusetzen: All das braucht Zeit. Zusammen entscheiden diese Schritte darüber, ob ein Produkt planmäßig startet oder in der Entwicklung bleibt.

Dieser Beitrag begleitet einen Rohstoff durch die sieben Stufen zwischen Produktidee und kommerzieller Belieferung und zeigt, wo jede Stufe typischerweise Zeit verliert.

Stufe 1: Konzeption

Eine Marke möchte vielleicht ein aufhellendes Serum, eine leichte Feuchtigkeitspflege, eine Kopfhautpflege, ein Sonnenschutzmittel mit hohem LSF oder ein Produkt rund um ein bestimmtes Verbraucheranliegen entwickeln. Zu diesem Zeitpunkt ist der Rohstoffbedarf oft nur lose definiert.

Der erste Schritt besteht darin, die Produktidee in ein Rohstoffbriefing zu übersetzen, das Folgendes abdeckt:

• Die vorgesehene Produktform
• Die Zielgruppe
• Die erwarteten Produktauslobungen
• Das gewünschte sensorische Profil
• Die Positionierung und das Preissegment
• Den Zielmarkt
• Den erwarteten Launch-Zeitplan
• Die erforderlichen regulatorischen und technischen Unterlagen

Der Rohstoff muss zum gesamten Produktkonzept passen. Ein Rohstoff für ein Premium-Gesichtsserum muss beispielsweise möglicherweise Wirksamkeit, Verträglichkeit mit der übrigen Rezeptur, akzeptable Farbe und akzeptablen Geruch, vollständige Unterlagen und ein skalierbares Liefermodell mitbringen.

Ein klares Briefing auf dieser Stufe erspart spätere unnötige Versuche.

Stufe 2: kaufmännische Tragfähigkeit

Ein Rohstoff kann wissenschaftlich überzeugen und für ein bestimmtes Produkt dennoch ungeeignet sein. Die Prüfung der kaufmännischen Tragfähigkeit klärt, ob er innerhalb der Vorgaben des Projekts funktioniert: Kosten, empfohlene Dosierung, Bestellmengen, Liefersicherheit, Lieferzeiten und der Wert, den er der fertigen Rezeptur hinzufügt.

Ein niedriger bepreister Rohstoff ist nicht immer die günstigere Wahl. Verlangt er eine höhere Dosierung, schafft er Stabilitätsprobleme oder verkompliziert er die Herstellung, kann seine Wirkung auf die Kosten des fertigen Produkts größer ausfallen. Ebenso passt ein fortschrittlicher Wirkstoff womöglich nicht zu einer Massenmarktrezeptur, wenn seine Einsatzkosten das Ziel der Marke übersteigen.

Die zu klärenden Fragen lauten:

• Was kostet der Rohstoff bei der empfohlenen Einsatzmenge?
• Kann er die vorgesehenen Produktauslobungen tragen?
• Passt er zum angestrebten Preispunkt?
• Stimmen die Mindestbestellmengen mit der erwarteten Produktion überein?
• Lässt sich die Belieferung bei steigender Nachfrage skalieren?
• Tragen die Unterlagen den Zielmarkt?
• Erzeugt der Rohstoff zusätzliche Formulierungs- oder Verarbeitungskosten?

Werden diese Fragen früh beantwortet, vermeidet man eine Rezeptur, die sich kurz vor dem Launch als kaufmännisch unpraktikabel erweist.

Stufe 3: Rohstoffauswahl und Bemusterung

Sind Konzept und kaufmännische Rahmenbedingungen klar, lassen sich geeignete Rohstoffe in die engere Wahl nehmen. Bei der Bemusterung trifft ein Rohstoff erstmals auf eine reale Formulierung, und ein Muster ist nur mit den Informationen nützlich, die für seine Bewertung nötig sind:

• Technische Datenblätter
• Sicherheitsdatenblätter
• Analysenzertifikate
• Empfohlene Einsatzmengen
• Hinweise zur Löslichkeit
• Verarbeitungsanweisungen
• Verträglichkeitshinweise
• Lageranforderungen
• Regulatorische Erklärungen
• Belege zur Wirksamkeit

Ohne diese Anleitung können Entwicklungsteams Zeit verlieren, indem sie bei falscher Verarbeitungstemperatur, falschem pH oder mit einer unwirksamen Dosierung testen. Der Rohstoff erscheint dann schwer formulierbar, obwohl die eigentliche Lücke in fehlender Anwendungsunterstützung liegt.

Tempo in der Bemusterungsphase heißt daher mehr, als Material schnell zu versenden. Es heißt, dass der Formulierer mit sinnvollen Versuchen beginnen kann, sobald das Muster eintrifft.

Stufe 4: Formulierung und Stabilisierung

Ein Rohstoff ist kaufmännisch nur dann nützlich, wenn er in der fertigen Rezeptur gleichbleibend leistet. Während der Entwicklung prüft der Formulierer, wie er sich im übrigen System verhält: Tenside, Emulgatoren, Konservierungsmittel, Polymere, Duftstoffe, Öle und andere Wirkstoffe.

Der Rohstoff kann Einfluss nehmen auf:

• Viskosität
• Farbe
• Geruch
• pH
• Textur
• Emulsionsstabilität
• Schaumverhalten
• Produktklarheit
• Konservierung
• Sensorische Leistung

Eine Rezeptur, die im ersten Laborversuch gelungen wirkt, kann sich unter Stabilitätsbedingungen dennoch verändern. Stabilitätsprüfungen zeigen, ob das Produkt seine vorgesehene Leistung über die Zeit und unter verschiedenen Bedingungen behält. Je nach Produkt und Prüfprotokoll können Muster bei erhöhter Temperatur, Raumtemperatur und niedriger Temperatur gelagert und Frost-Tau-Zyklen unterzogen werden.

Auf dieser Stufe dehnen sich Zeitpläne häufig. Zeitnahe technische Hinweise des Rohstofflieferanten zu Einarbeitung, Dosierung, Zugabereihenfolge oder pH-Anpassung können die Zahl wiederholter Versuche senken.

Stufe 5: regulatorische Bereitschaft und Dokumentation

Eine technisch fertige Rezeptur lässt sich ohne die passenden Unterlagen dennoch nicht kommerzialisieren. Die Anforderungen hängen vom Qualitätssystem des Kunden, seinen eigenen Kunden und den Zielmärkten ab und können Folgendes umfassen:

• Produktspezifikationen
• Sicherheitsunterlagen
• Analysenzertifikate
• Ursprungserklärungen
• Allergenerklärungen
• GVO-Erklärungen
• Angaben zu Restlösemitteln
• Angaben zu Schwermetallen
• Regulatorischer Status
• Erklärungen zu Tierversuchen
• Herstell- oder Qualitätszertifikate
• Belege zu Stabilität oder Wirksamkeit

Fehlende Unterlagen verzögern Lieferantenfreigabe, Verpackungsauslobungen, regulatorische Bewertung und Kaufentscheidungen. Der Dokumentationsbedarf sollte daher zu Projektbeginn bestimmt und nicht als letzter Schritt behandelt werden. Arbeiten technische und regulatorische Seite parallel, dauert die Freigabe weniger lang.

Stufe 6: Angebotsanfrage und kaufmännische Abstimmung

Ist die Rezeptur technisch freigegeben, geht das Projekt in die Angebotsanfrage über. Der Kunde braucht in der Regel Klarheit über:

• Kommerzielle Preisgestaltung
• Gebindegrößen
• Mindestbestellmengen
• Geschätzte Jahresmengen
• Lieferzeiten
• Zahlungsbedingungen
• Übereinstimmung von Muster und Großmenge
• Lagerverfügbarkeit
• Anforderungen an Prognosen
• Lieferpläne

In der Angebotsanfrage wird aus der technischen Freigabe ein tragfähiges Liefermodell. Ein Rohstoff, der sich in Versuchen bewährt hat, kann einen Launch dennoch aufhalten, wenn Preise, Gebindegrößen oder Lieferzeiten nicht zum Produktionsplan passen. Frühe Gespräche über erwartete Mengen und Launch-Termine erlauben beiden Seiten die Vorbereitung und vermeiden Überraschungen bei der ersten kommerziellen Bestellung.

Stufe 7: Lieferantenqualifizierung und Beginn der Belieferung

Bevor die kommerzielle Belieferung beginnt, führen viele Hersteller einen internen Lieferantenqualifizierungsprozess durch. Dabei können Unternehmensunterlagen, Qualitätszertifikate, Produktspezifikationen, Fragebögen, Auditinformationen, Rückverfolgbarkeitssysteme und kaufmännische Bedingungen geprüft werden.

Ist die Qualifizierung abgeschlossen und die Bestellung bestätigt, tritt der Rohstoff in die Lieferkette des Kunden ein. Diese Übergabe betrifft:

• Forschung und Entwicklung
• Qualitätssicherung
• Qualitätskontrolle
• Regulatory Affairs
• Einkauf
• Produktionsplanung
• Lager
• Logistik

Eine Verzögerung in nur einem dieser Bereiche kann den Launch-Termin verschieben. Aufgabe des Lieferanten ist es, weiter zu kommunizieren, Termine zu bestätigen, die erforderlichen Dokumente bereitzustellen und nur Lieferungen zuzusagen, die er tatsächlich erbringen kann. Die erste kommerzielle Lieferung eröffnet die Lieferbeziehung, statt das Projekt zu beenden.

Wo Launch-Zeit gewonnen oder verloren wird

Launch-Zeit wird selten dadurch gespart, dass eine einzelne Stufe überstürzt wird. Sie wird gespart, indem vermeidbare Wartezeiten zwischen den Stufen entfallen. Projekte kommen schneller voran, wenn:

• Das Produktkonzept klar in ein Rohstoffbriefing übersetzt wird
• Die kaufmännische Tragfähigkeit vor umfangreicher Formulierungsarbeit bewertet wird
• Muster mit vollständigen technischen Informationen eintreffen
• Formulierungsfragen zeitnah beantwortet werden
• Unterlagen parallel zur Prüfung vorbereitet werden
• Kaufmännische Bedingungen vor der endgültigen Freigabe besprochen werden
• Anforderungen der Lieferkette vor dem Launch geplant werden

Die längsten Verzögerungen entstehen meist, weil Entscheidungen nacheinander getroffen werden, die gleichzeitig hätten getroffen werden können. Bis zur finalen Rezeptur zu warten, ehe regulatorische Unterlagen angefordert werden, kann Wochen hinzufügen. Die Auswahl eines Rohstoffs ohne Blick auf die Mindestbestellmenge kann nach Monaten der Entwicklung ein kaufmännisches Problem schaffen.

Wie Vinner Labs jede Stufe unterstützt

Vinner Labs arbeitet mit Kunden vom ersten Produktbriefing bis zur kommerziellen Belieferung: geeignete Rohstoffe empfehlen, Muster mit technischen Daten liefern, die Bewertung begleiten, Unterlagen bereitstellen, kaufmännische Bedingungen abstimmen und die Belieferung aufsetzen.

Ziel ist es, früh in der Entwicklung zu klären, ob sich ein Rohstoff innerhalb des Launch-Zeitplans formulieren, freigeben, herstellen und liefern lässt.